Jak radzić sobie ze złożonością projektów - Navigating Complexity: A Practice Guide

Navigating Complexity: A Practice Guide to kolejna z serii praktycznych publikacji PMI, rozszerzających bibliotekę standardów wokół PMBOK.

Jak słusznie zauważono we wstępie do tego podręcznika, złożoność w projektach znamy od dawna, jednak w ostatnich latach, wskutek zmieniającej się gospodarki, jej globalizacji, szybkiego tempa rozwoju nowych technologii, większej konkurencji – złożoność w projektach znacząco wzrosła. Dlatego ten podręcznik na celu ma dostarczenie organizacjom i praktykom wskazówek jak zarządzać tymi projektami i programami, które są szczególnie złożone.

W pierwszej kolejności podręcznik wskazuje, na jakie aspekty organizacyjne należy zwrócić szczególną uwagę i w jaki sposób wpływają one na zarządzanie złożonymi projektami i programami. Wśród najważniejszych wymienione są tu takie czynniki jak przywództwo, zarządzanie portfelami, współpraca i relacje między kadrą zarządzającą firmy a kierownikami projektów i programów, KPI i inne mierniki sukcesu i efektywności, wpływ struktur organizacyjnych (w tym korzyści z posiadania PMO), luki w zasobach organizacyjnych oraz kompetencje kadry zarządzającej, kierowników i zespołów projektów.

Dalej autorzy podręcznika analizują przyczyny złożoności w projektach i programach, dzieląc je na trzy kategorie: zachowania ludzkie, działanie systemów (w tym powiązania i zależności pomiędzy jego częściami) oraz wieloznaczność (Ambiguity). Kategorie te są dalej podzielone na mniejsze części składowe oraz całkiem szczegółowo opisane. Może się wydawać, że ta część podręcznika to dość teoretyczne rozważania, jednak warto się z nią zapoznać, ponieważ do opisanych tu kategorii odnosić się będą narzędzia zaprezentowane w dalszej części publikacji.

Na pewno pomocne dla praktyków zarządzających złożonymi projektami będą opisane w kolejnej sekcji podręcznika cztery obszary zarządzania projektem (zakres, komunikacja, interesariusze i ryzyko), które stanowią szczególne wyzwanie dla zarządzających skomplikowanymi programami i projektami. Tym razem autorzy nie poprzestali na opisaniu problemu – proponują również szereg pożytecznych praktyk radzenia sobie z problemami związanymi ze złożonością w tych obszarach.

Dalsza część podręcznika to już prawdziwa gratka dla praktyków – mamy tu bowiem narzędzie badania złożoności projektu lub programu. Uzupełnione jest ono o 12 scenariuszy sytuacji jakie mogą wystąpić w zależności od uzyskanych w badaniu wyników wraz z bardzo konkretnymi poradami dla każdej z tych sytuacji. Mamy tu również przykład zmapowania pytań z kwestionariusza badania złożoności projektu z opisanymi wcześniej kategoriami przyczyn złożoności. Ostatnia część podręcznika pomoże praktykom w przygotowaniu planu działań w odpowiedzi na złożoność w projekcie lub programie.

Navigating Complexity: A Practice Guide zapewne nie każdemu przypadnie do gustu – bardziej doświadczonym kierownikom projektów czy programów, mającym wieloletnie doświadczenie niektóre proponowane praktyki czy wskazówki mogą wydać się dość banalne, niektóre – niewystarczająco opisane. Ale z pewnością wiele osób znajdzie w tej publikacji sporo do wykorzystania (jak choćby wspomniane narzędzie diagnostyczne). Podręcznik ten na pewno spełni swoją rolę jako Practice Guide – może bowiem stanowić świetną podstawę do dalszej dyskusji fachowców o złożoności w projektach.

 

* * *

Wpis ten jest fragmentem mojego artykułu pt. "Practice Guides – nowa porcja praktycznej wiedzy od PMI", opublikowanym w nr 6 "Strefy PMI" (wrzesień 2014) - kwartalnika wydawanego przez PMI Poland Chapter.
Cały numer "Strefy PMI" z tym artykułem można pobrać pod linkiem: http://www.pmi.org.pl/images/Oddzialy/warszawa/strefa_pmi/www/strefaPMI_2014006.pdf

Wszystkie wydania "Strefy PMI" dostępne są na stronie:
http://www.pmi.org.pl/index.php/dowiedz-sie/strefa-pmi-info