O wdrażaniu zarządzania projektami w organizacji - Practice Guide PMI

Jak przystało na największą organizację zrzeszającą praktyków zarządzania projektami, Project Management Institute wypracowało największy zestaw standardów, rozszerzeń związanych z zarządzaniem projektami w bardzo szerokim znaczeniu tego pojęcia. Podstawą tego zestawu jest oczywiście PMBOK® Guide – standard zarządzania projektami oraz jego odpowiedniki dla zarządzania programami – The Standard for Program Management i zarządzania portfelami – The Standard for Portfolio Management oraz model dojrzałości organizacji w zarządzaniu projektami – Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®)

Grupa tych podstawowych standardów uzupełniona jest o tzw. Practice Standards, które opisują bardziej szczegółowo obszar wiedzy, proces, technikę lub narzędzie opisane w PMBOK® Guide. Mamy tu standardy dla zarządzania ryzykiem, harmonogramowania, zarządzania konfiguracją, szacowania, stosowania techniki Earned Value, tworzenia i pracy z WBS, a także model kompetencji kierowników projektów. Obecnie w opracowaniu jest kolejny Practice Standard – dla zarządzania wymaganiami.

Kolejną grupą produktów PMI są tzw. rozszerzenia (Extensions), które uzupełniają PMBOK® Guide o informacje istotne z punktu widzenia konkretnego typu projektu lub branży, w której jest realizowany. Są to rozszerzenia dla projektów dotyczących tworzenia oprogramowania, projektów budowlanych oraz projektów publicznych.

W ciągu ostatniego roku Project Management Institute rozszerzyło ten bogaty zestaw o 3 tzw. Practice Guides. Practice Guide to nowa kategoria w bibliotece standardów proponowanych przez Project Management Institute. Jednym z celów tych publikacji jest pobudzenie dyskusji w obszarach, w których nie panuje jeszcze konsensus co do najlepszych praktyk, stosowanych metod, technik i narzędzi. PMI wskazuje jednak, że praca nad tymi podręcznikami może być kontynuowana i, w przypadku osiągnięcia konsensusu wśród ekspertów i praktyków, mogą one dołączyć do grupy „regularnych” standardów. PMI definiuje Practice Guides jako produkty, które dostarczają dodatkowych informacji i instrukcji związanych ze stosowaniem standardów PMI w realnych warunkach funkcjonowania organizacji.

 

Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide

Metody wdrażania systemowego zarządzania projektami w organizacjach opisywane były wcześniej zazwyczaj w publikacjach dotyczących PMO. W większości przypadków są to jednak dość luźne rozważania o wdrażeniu podejścia projektowego w firmach i problemach z tym związanych. Bardziej ustrukturyzowane podejście do wdrożenia zarządzania projektami oraz PMO w organizacjach opisane zostało przez Toma Mochala w podręczniku PMOStep, należącym do rodziny metodyk TenStep. Jest to jednak metodyka licencjonowana, nie jest więc ogólnie dostępna społeczności zarządzania projektami.

Implementing Organizational Project Management z powodzeniem wypełnia tę lukę. Należy dodać, że podręcznik nie traktuje li tylko o sposobie wdrożenia firmowej metodyki zarządzania projektami, ale szerzej – o wprowadzeniu do organizacji tego, co opisuje się niewygodnym do przetłumaczenia pojęciem „organizational project management” (OPM). Podręcznik definiuje OPM jako „ramę” (framework) dla wdrażania strategii firmy za pomocą zarządzania portfelami, programami i projektami, zintegrowanych z innymi procesami zarządzania organizacją w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów biznesowych i przewagi konkurencyjnej.

Podręcznik opisuje sposób, w jaki należy prowadzić wdrożenie OPM tak, by było ono skuteczne. W pierwszej kolejności zwraca uwagę na przygotowanie organizacji, a więc przede wszystkim zbadanie gotowości firmy i jej pracowników do wdrożenia (tu odwołując się do Managing Change in Organizations: A Practice Guide). W tej części opisuje również, jak ocenić wykonalność wdrożenia, na co zwracać uwagę przy badaniu stanu obecnego firmy, oraz, co niezwykle ważne i co często sprawia wdrażającym kłopoty, w jaki sposób biznesowo uzasadnić wdrożenie OPM.

W kolejnej części podręcznika znajdziemy praktyczne i całkiem szczegółowo opisane podejście do wdrożenia i doskonalenia praktyk OPM. Mamy tu więc opisane klasyczne już podejście: Current State – Future State – Gap Analysis, mamy priorytetyzację inicjatyw i opracowanie roadmapy wdrożenia, szczegółowego planu wdrożenia, mamy przeprowadzenie pilotażu oraz całego wdrożenia. Wspomina się tu także o realizacji korzyści i ciągłym doskonaleniu procesów i praktyk OPM.

Podręcznik opisuje również sposób wdrożenia czterech kluczowych dla OPM procesów: zapewnienia zgodności ze strategią (Strategic Alignment), Governance, metodyki OPM, oraz zarządzania kompetencjami. Praktyczną pomocą w tym obszarze będą z pewnością zestawienia obszarów i elementów działania organizacji, na które należy zwrócić szczególną uwagę przy dostosowywaniu metod zarządzania projektami, programami i portfelami do potrzeb skutecznego wdrażania strategii za pomocą OPM, a także opisany proces tego dostosowywania.

Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide nie jest może dziełem nowatorskim (zresztą, nie taki jest cel publikacji PMI), ale na pewno zbiera i porządkuje wiedzę na temat wdrożeń zarządzania projektami, programami i portfelami oraz zintegrowania ich z innymi obszarami firmy. Dla firm konsultingowych czy praktyków projektów wdrożeniowych nie będzie zawierał może wiele nowych „odkryć”, ale dla każdego, kto rozważa doskonalenie swojej firmy w zarządzaniu projektami z pewnością będzie stanowił cenny zbiór wskazówek i inspiracji.

Wpis ten jest fragmentem mojego artykułu pt. "Practice Guides – nowa porcja praktycznej wiedzy od PMI", opublikowanym w nr 6 "Strefy PMI" (wrzesień 2014) - kwartalniku wydawanym przez PMI Poland Chapter.
Cały numer "Strefy PMI" z tym artykułem można pobrać pod linkiem: http://www.pmi.org.pl/images/Oddzialy/warszawa/strefa_pmi/www/strefaPMI_2014006.pdf

Wszystkie wydania "Strefy PMI" dostępne są na stronie:
http://www.pmi.org.pl/index.php/dowiedz-sie/strefa-pmi-info