PMO to przede wszystkim ludzie...

... warto więc zadbać o rozwój ich kompetencji oraz stworzenie z nich zespołu.

W gąszczu danych z projektów...

...PMO zbiera je, weryfikuje, selekcjonuje i przedstawia top managementowi tylko dane istotne, niezbędne do podejmowania decyzji zarządczych.

Biuro zarządzania projektami kosztuje...

... dlatego przetrwa tylko takie PMO, które nie tylko przyniesie organizacji korzyści, ale też będzie potrafiło to udowodnić.

Młodzi, niedoświadczeni kierownicy projektów...

... mogą liczyć na pomoc ze strony konsultantów PMO, którzy zęby zjedli na zarządzaniu projektami w "tej firmie".

Uśmiech (i wsparcie) sponsora to rzecz bezcenna...

... a dzięki doradztwu ze strony PMO, te rzadkie dotąd zjawiska będą pojawiały się wiele częściej.

czwartek, 27 listopada 2014

Praktycznie o zarządzaniu zmianą

Managing Change in Organizations. A Practice Guide to kolejny wydany przez Project Management Institute w ubiegłym roku praktyczny podręcznik, mający na celu pomagać we wdrażaniu i stosowaniu standardów podstawowych PMI, takich jak PMBOK Guide, Standard for Program Management i Standard for Portfolio Management.

Autorzy tej publikacji wzięli na siebie trudne, ale zarazem niezwykle interesujące i potrzebne zadanie: logicznego połączenia wiedzy i dorobku dwóch dziedzin, które do tej pory w zdecydowanej większości opisywane były osobno. Chodzi o zarządzanie projektami, programami i portfelami z jednej strony oraz o zarządzanie zmianą z drugiej. Przy czym trzeba tu zaznaczyć, że zarządzanie zmianą rozumiane jest tu nie tylko jako zarządzanie aspektami społecznymi zmiany (na czym na przykład skupia się zarządzanie zmianą w ujęciu PROSCI) ale także jako zarządzanie rozwojem organizacji – przekształcaniem organizacji ze stanu obecnego do pożądanego stanu docelowego.

W pierwszej części podręcznika poruszone są zagadnienia natury zmiany, roli zmiany w zarządzaniu strategicznym oraz zwinności organizacji (organizational agility) – zdolności organizacji do sprawnego i ciągłego dostosowywania się do zmieniających się warunków działalności. Dalej przedstawiony zostaje ogólny proces zarządzania zmianą, złożony z następujących kroków: Formulate Change – Plan Change – Implement Change – Manage Transition – Sustain Change. W dalszych sekcjach podręcznika proces ten zostaje opisany i „nałożony” na poszczególne poziomy zarządzania: organizational project management (OPM), zarządzanie portfelem, programem i projektem. Istotną wartością podręcznika jest duża liczba wykresów i grafów, pokazujących miejsce i związki zarządzania zmianą z procesami i elementami zarządzania strategią firmy, portfelami, programami i projektami.
Poprzez pokazanie związków szeroko pojętego zarządzania projektami z zarządzaniem zmianą, podręcznik może z jednej strony stanowić wsparcie dla zarządzających projektami, programami i portfelami w bardziej skutecznym zarządzaniu zmianą organizacyjną: lepszym zrozumieniu znaczenia tego obszaru w skutecznym zarządzaniu oraz w doborze odpowiednich praktyk. Z drugiej strony z pewnością przyda się pracownikom działów strategii i rozwoju czy HR w zrozumieniu roli oraz związków projektów, programów i portfeli z ich obszarami bezpośredniego zainteresowania.


Wpis ten jest fragmentem mojego artykułu pt. "Practice Guides – nowa porcja praktycznej wiedzy od PMI", opublikowanym w nr 6 "Strefy PMI" (wrzesień 2014) - kwartalniku wydawanym przez PMI Poland Chapter.
Cały numer "Strefy PMI" z tym artykułem można pobrać pod linkiem: http://www.pmi.org.pl/images/Oddzialy/warszawa/strefa_pmi/www/strefaPMI_2014006.pdf

Wszystkie wydania "Strefy PMI" dostępne są na stronie:
http://www.pmi.org.pl/index.php/dowiedz-sie/strefa-pmi-info

piątek, 21 listopada 2014

O wdrażaniu zarządzania projektami w organizacji - Practice Guide PMI

Jak przystało na największą organizację zrzeszającą praktyków zarządzania projektami, Project Management Institute wypracowało największy zestaw standardów, rozszerzeń związanych z zarządzaniem projektami w bardzo szerokim znaczeniu tego pojęcia. Podstawą tego zestawu jest oczywiście PMBOK® Guide – standard zarządzania projektami oraz jego odpowiedniki dla zarządzania programami – The Standard for Program Management i zarządzania portfelami – The Standard for Portfolio Management oraz model dojrzałości organizacji w zarządzaniu projektami – Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®)
Grupa tych podstawowych standardów uzupełniona jest o tzw. Practice Standards, które opisują bardziej szczegółowo obszar wiedzy, proces, technikę lub narzędzie opisane w PMBOK® Guide. Mamy tu standardy dla zarządzania ryzykiem, harmonogramowania, zarządzania konfiguracją, szacowania, stosowania techniki Earned Value, tworzenia i pracy z WBS, a także model kompetencji kierowników projektów. Obecnie w opracowaniu jest kolejny Practice Standard – dla zarządzania wymaganiami.
Kolejną grupą produktów PMI są tzw. rozszerzenia (Extensions), które uzupełniają PMBOK® Guide o informacje istotne z punktu widzenia konkretnego typu projektu lub branży, w której jest realizowany. Są to rozszerzenia dla projektów dotyczących tworzenia oprogramowania, projektów budowlanych oraz projektów publicznych.
W ciągu ostatniego roku Project Management Institute rozszerzyło ten bogaty zestaw o 3 tzw. Practice Guides. Practice Guide to nowa kategoria w bibliotece standardów proponowanych przez Project Management Institute. Jednym z celów tych publikacji jest pobudzenie dyskusji w obszarach, w których nie panuje jeszcze konsensus co do najlepszych praktyk, stosowanych metod, technik i narzędzi. PMI wskazuje jednak, że praca nad tymi podręcznikami może być kontynuowana i, w przypadku osiągnięcia konsensusu wśród ekspertów i praktyków, mogą one dołączyć do grupy „regularnych” standardów. PMI definiuje Practice Guides jako produkty, które dostarczają dodatkowych informacji i instrukcji związanych ze stosowaniem standardów PMI w realnych warunkach funkcjonowania organizacji.
 

Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide

Metody wdrażania systemowego zarządzania projektami w organizacjach opisywane były wcześniej zazwyczaj w publikacjach dotyczących PMO. W większości przypadków są to jednak dość luźne rozważania o wdrażeniu podejścia projektowego w firmach i problemach z tym związanych. Bardziej ustrukturyzowane podejście do wdrożenia zarządzania projektami oraz PMO w organizacjach opisane zostało przez Toma Mochala w podręczniku PMOStep, należącym do rodziny metodyk TenStep. Jest to jednak metodyka licencjonowana, nie jest więc ogólnie dostępna społeczności zarządzania projektami.
Implementing Organizational Project Management z powodzeniem wypełnia tę lukę. Należy dodać, że podręcznik nie traktuje li tylko o sposobie wdrożenia firmowej metodyki zarządzania projektami, ale szerzej – o wprowadzeniu do organizacji tego, co opisuje się niewygodnym do przetłumaczenia pojęciem „organizational project management” (OPM). Podręcznik definiuje OPM jako „ramę” (framework) dla wdrażania strategii firmy za pomocą zarządzania portfelami, programami i projektami, zintegrowanych z innymi procesami zarządzania organizacją w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów biznesowych i przewagi konkurencyjnej.
Podręcznik opisuje sposób, w jaki należy prowadzić wdrożenie OPM tak, by było ono skuteczne. W pierwszej kolejności zwraca uwagę na przygotowanie organizacji, a więc przede wszystkim zbadanie gotowości firmy i jej pracowników do wdrożenia (tu odwołując się do Managing Change in Organizations: A Practice Guide). W tej części opisuje również, jak ocenić wykonalność wdrożenia, na co zwracać uwagę przy badaniu stanu obecnego firmy, oraz, co niezwykle ważne i co często sprawia wdrażającym kłopoty, w jaki sposób biznesowo uzasadnić wdrożenie OPM.
W kolejnej części podręcznika znajdziemy praktyczne i całkiem szczegółowo opisane podejście do wdrożenia i doskonalenia praktyk OPM. Mamy tu więc opisane klasyczne już podejście: Current State – Future State – Gap Analysis, mamy priorytetyzację inicjatyw i opracowanie roadmapy wdrożenia, szczegółowego planu wdrożenia, mamy przeprowadzenie pilotażu oraz całego wdrożenia. Wspomina się tu także o realizacji korzyści i ciągłym doskonaleniu procesów i praktyk OPM.
Podręcznik opisuje również sposób wdrożenia czterech kluczowych dla OPM procesów: zapewnienia zgodności ze strategią (Strategic Alignment), Governance, metodyki OPM, oraz zarządzania kompetencjami. Praktyczną pomocą w tym obszarze będą z pewnością zestawienia obszarów i elementów działania organizacji, na które należy zwrócić szczególną uwagę przy dostosowywaniu metod zarządzania projektami, programami i portfelami do potrzeb skutecznego wdrażania strategii za pomocą OPM, a także opisany proces tego dostosowywania.
Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide nie jest może dziełem nowatorskim (zresztą, nie taki jest cel publikacji PMI), ale na pewno zbiera i porządkuje wiedzę na temat wdrożeń zarządzania projektami, programami i portfelami oraz zintegrowania ich z innymi obszarami firmy. Dla firm konsultingowych czy praktyków projektów wdrożeniowych nie będzie zawierał może wiele nowych „odkryć”, ale dla każdego, kto rozważa doskonalenie swojej firmy w zarządzaniu projektami z pewnością będzie stanowił cenny zbiór wskazówek i inspiracji.

Wpis ten jest fragmentem mojego artykułu pt. "Practice Guides – nowa porcja praktycznej wiedzy od PMI", opublikowanym w nr 6 "Strefy PMI" (wrzesień 2014) - kwartalniku wydawanym przez PMI Poland Chapter.
Cały numer "Strefy PMI" z tym artykułem można pobrać pod linkiem: http://www.pmi.org.pl/images/Oddzialy/warszawa/strefa_pmi/www/strefaPMI_2014006.pdf

Wszystkie wydania "Strefy PMI" dostępne są na stronie:
http://www.pmi.org.pl/index.php/dowiedz-sie/strefa-pmi-info