O zarządzaniu wiedzą projektową - artykuł w "Strefie PMI"

W najnowszym, piątym już numerze kwartalnika "Strefa PMI", wydawanego przez Project Management Institute Poland Chapter, ukazał się mój artykuł pt. "Wiedza, projekty i PMO. Czy warto dzielić się wiedzą".
Zachęcam do lektury tego czasopisma, zarówno najnowszego numeru, jak i poprzednich. Można w nich znaleźć wiele bardzo interesujących artykułów na tematy związane z szeroko pojętym zarządzaniem projektami. Z najnowszego numeru możemy np. dowiedzieć się nieco o nowej certyfikacji PMI - Portfolio Management Professional (PfMP), a także o tym, czy i dlaczego kierownik projektu powinien posiadać kompetencje coacha i mentora.
Najnowsze, jak i wszelkie wcześniejsze wydania kwartalnika można pobrać (bezpłatnie!) ze strony polskiego oddziału PMI:
http://www.pmi.org.pl/index.php/dowiedz-sie/strefa-pmi-info



A poniżej - na zachętę - fragment mojego artykułu:

(...)

Wyzwania

Znaczenie zarządzania wiedzą w środowisku projektowym wynika wprost ze specyficznych cech projektów, odróżniających je od powtarzalnej i ciągłej działalności procesowej.

Po pierwsze, projekty mają charakter tymczasowy, co oznacza, że po ich zakończeniu (lub przerwaniu) zespół projektowy zostaje rozwiązany, jego członkowie powracają do swej rutynowej pracy, przechodzą do innych projektów bądź w ogóle odchodzą z organizacji. Dla nich zachowanie, udokumentowanie zdobytej i wytworzonej w projekcie wiedzy nie jest istotne po zrealizowaniu celów projektu. W ten sposób wiedza wypracowana w projekcie może ulec rozproszeniu lub nawet, razem z pracownikami, opuścić organizację. Bez przyjętych zasad zarządzania wiedzą projektową również wiedza ujęta w formie materialnej może zostać utracona – na przykład ugrzęznąć w przypadkowych szufladach ostatniego członka zespołu projektowego, który miał z nią styczność.

Projekty są również działalnością o charakterze, przynajmniej w pewnym stopniu, unikatowym, niepowtarzalnym. Każdy projekt różni się w pewnych aspektach (jak choćby otoczenie, w którym jest realizowany) od innych, nawet o bardzo zbliżonym zakresie. W związku z tym nie da się prowadzić projektów w pełni rutynowo, według utartych, pewnych i znanych schematów postępowania, wykorzystując gotowe rozwiązania. Będą one dla niego zbyt ogólne, nie uwzględniające specyfiki projektu w danym, konkretnym otoczeniu. W związku z tym zespół projektowy staje przed wyzwaniem wypracowania nowego rozwiązania. Dlatego w projektach niezwykle istotna jest możliwość korzystania z zasobów wiedzy z wewnątrz i z zewnątrz organizacji oraz z doświadczeń innych projektów.

Często projekty są także przedsięwzięciami o charakterze interdyscyplinarnym – wymagają zastosowania zaawansowanej wiedzy i rozwiązań z różnych obszarów specjalizacji zawodowej. Wykorzystanie metod i narzędzi zarządzania wiedzą może znacząco ułatwić współpracę pomiędzy ekspertami z różnych dziedzin, pozyskiwanie, dzielenie się i wymianę wiedzy pomiędzy nimi.

Projekty są ze swej natury działaniami skoncentrowanymi na realizacji wyznaczonego celu. Takie jest też nastawienie zespołów projektowych. W związku z tym mniej (lub w ogóle) interesuje je współpraca z innymi, projektami i wzajemna pomoc, zwłaszcza w typowej dla projektów sytuacji znacznych ograniczeń czasowych, budżetu i zasobów. Dochodzi do tego często rywalizacja między projektami (o zasoby, o znaczenie, o uwagę i uznanie sponsora czy zarządu). W takich warunkach, bez skoordynowanych działań związanych z zarządzaniem wiedzą, szczytna idea współpracy i dzielenia się wiedzą na rzecz tworzenia środowiska „organizacji uczącej się” pozostaje tylko i wyłącznie w sferze deklaracji zawartych w wizji czy strategii firmy.

Korzyści

Implementacja procesów, technik i narzędzi zarządzania wiedzą w środowisku projektowym w firmie przynosi wiele korzyści, bezpośrednio przekładających się na poprawę sprawności i skuteczności realizacji projektów. Korzyści te związane są: 1) z dostępem do źródeł wiedzy i doświadczeń z projektów realizowanych w przeszłości lub równolegle; 2) z ułatwieniami we współpracy, dzieleniu się wiedzą i pozyskiwaniem wiedzy spoza organizacji.

Posiadając dostęp zarówno do zorganizowanych zasobów wiedzy w postaci repozytorium, jak również mając możliwość kontaktu z pracownikami, którzy pracowali nad podobnymi zagadnieniami, zespoły projektowe mogą uniknąć powtarzania tych samych błędów lub wykonywania tej samej lub bardzo zbliżonej pracy ponownie. Mogą również skonfrontować swoje plany i pomysły z tymi, którzy wcześniej realizowali analogiczne projekty. W ten sposób redukują ryzyko, oszczędzają również czas i pieniądze konieczne do samodzielnego wypracowania rozwiązań lub pozyskania wiedzy z zewnątrz.

Zorganizowane formy współpracy i wymiany wiedzy między projektami i ekspertami z różnych zawodowych specjalizacji w firmie owocuje również wzrostem potencjału innowacyjnego organizacji – nowatorskie rozwiązania często powstają dzięki łączeniu pomysłów i rozwiązań z różnych dziedzin. 

(...)