O początkach biur projektów

Początki tego, co dziś najczęściej określamy jako biuro zarządzania projektami (Project Management Office) sięgają połowy XX wieku. Podobnie jak w przypadku samego zarządzania projektami, przyczyny ich powstania były czysto praktyczne – stały się odpowiedzią na potrzeby organizacji realizujących wielkie projekty. Pierwsze biura projektów powstały tam gdzie zaczął się rozwój zarządzania projektami - w amerykańskim przemyśle zbrojeniowym w latach pięćdziesiątych. Wyścig zbrojeń po II wojnie światowej wywołał konieczność terminowej i skutecznej realizacji bardzo złożonych przedsięwzięć. Dlatego rozpoczęto rozwijanie technik i narzędzi umożliwiających sprawne zarządzanie nimi. Pojawiało się coraz więcej projektów, zarządzanych z użyciem nowych metod pracy, narzędzi i technik. Oprócz nich, projekty, często wieloletnie, potrzebowały wykwalifikowanego personelu i odpowiedniej infrastruktury. Tak powstały pierwsze biura projektów. Powoływano je najczęściej dla pojedynczych, dużych i wieloletnich projektów lub grup projektów powiązanych ze sobą (które później zaczęto rozpoznawać jako programy).

Z wojska i branży zbrojeniowej nowocześnie zarządzane projekty, a wraz z nimi biura projektów, przeniosły się do branż pokrewnych – lotniczej, kosmicznej, stoczniowej, przemysłu ciężkiego. W branżach tych zaczęto powoływać biura dla wielu projektów realizowanych dla jednego klienta – np. armii lądowej, marynarki czy sił powietrznych USA.

Biura takie tworzone były w celu dobrej współpracy z konkretnym klientem – stawały się „wirtualnymi firmami” stworzonymi dla jego obsługi. W zasadzie od swoich początków niemal do końca lat osiemdziesiątych zadania biur projektów nie zmieniały się istotnie. Zajmowały się one głównie obsługą administracyjną projektów i programów, kontaktem i współpracą z klientami, dla których realizowane były projekty, wsparciem dla zarządzających projektami lub bezpośrednim udziałem w zarządzaniu nimi (pracownicy PMO często stanowili po prostu zespół zarządzający projektem i byli jedynymi pracownikami w firmach przeszkolonymi z zarządzania projektami).

Biura projektów aż do lat 80-tych były często przerośnięte – zatrudniały więcej pracowników, niż było to konieczne. Jednak dobrą współpracę z klientem, technologię i terminowość realizacji projektu uważano za ważniejsze niż oszczędności.

Rola i zadania biur projektów zmieniły się istotnie dopiero w latach dziewięćdziesiątych, kiedy zaczęły się one stawać centrami doskonałości (Center of Excellence) zarządzania projektami w firmach. Ale to już temat na kolejną opowieść…

Post scriptum na temat terminologii

Celowo w tym wpisie używam sformułowania "biuro projektów", a nie "biuro zarządzania projektami", choć generalnie - jestem przywiązany do tej drugiej nazwy, bo bardziej pasuje do tego, czym obecnie jest taka jednostka. Jednak w okresie, który w tym wpisie omawiam - w latach 50.-80. ubiegłego wieku biura te nie zajmowały się rozwojem zarządzania projektami w firmie, tylko pojedynczymi projektami lub ich grupami. I to nie zawsze zarządzając nimi, czasem po prostu będąc administracyjnym wsparciem dla projektów. Częściej też wówczas używano określenia Project Office niż Project Management Office.